Que ce soit une embauche prévue de longue date ou pas, il est de plus en plus important de consacrer du temps à un salarié qui arrive. Inutile me direz-vous, car vous avez besoin que ce nouveau salarié soit opérationnel tout de suite. Pourquoi prendre un temps, précieux par ailleurs, pour inclure un nouveau salarié dans une équipe alors qu’il finira par s’intégrer tout seul ?
Je vous présente des manières d’accueillir un nouveau venu dans un groupe qui paraissent aller de soi mais qui ne sont pas opérationnelles partout…
1.Un espace de travail installé
Ça y est, vous avez trouvé la perle qui vous manquait. Vous avez déjà dépensé beaucoup de temps sur la procédure de recrutement et l’administratif qui va avec, vous n’avez plus le temps.
Sauf que c’est aujourd’hui que cette nouvelle recrue – le mouton à 5 pattes que vous attendiez tellement – arrive. Votre planning explose et vous demandez à votre collaborateur d’accueillir ce nouveau salarié. En plus, comme vous n’avez pas eu le temps, son bureau n’est pas encore installé et l’informaticienne n’a pas encore réceptionné son ordinateur, ses écrans…
Ça vous dit quelque chose ?
C’est ce qu’il se passe dans la majorité des entreprises ! Sauf que la personne qui arrive est en plein changement, reçoit beaucoup d’informations en même temps et se fait une première impression de où et avec qui elle va devoir travailler. Ses émotions et son stress sont à leur comble.
Finalement cette personne toute nouvelle va se dire qu’elle n’est pas tant attendue que cela puisque rien n’est prêt pour la recevoir. C’est une grande désillusion pour un 1er jour.
Il est capital d’anticiper l’arrivée de votre nouveau collaborateur en le dotant immédiatement d’un bureau et de tout le matériel nécessaire mais aussi en prenant le temps de l’accueillir. Pourquoi ?
D’une part pour qu’il se sente bien et « désiré » dans ce nouvel environnement, d’autre part pour qu’il soit performant d’entrée et qu’il s’intègre dans l’équipe le plus rapidement possible.
2. Livret d’accueil
Votre nouveau salarié a besoin de comprendre qui sont ses collègues et à qui il doit s’adresser en cas de besoin. Faire connaître vos valeurs et ce qui est important pour l’entreprise que vous avez construite jour après jour vous semble incontournable.
Vous avez raison !
C’est pourquoi formaliser toutes ces questions peut aider ce « petit nouveau » à trouver sa place plus rapidement, non seulement dans son service, mais également dans l’entreprise globalement. Dans un livret d’accueil, on retrouve en général un historique de la création de l’entreprise avec les fondateurs, l’organigramme pour savoir qui fait quoi et à quel niveau, les différents sites si nécessaire, les coordonnées des collègues et les procédures ou process en vigueur.
Matérialiser toutes ces informations permet au nouveau salarié de les relire et les regarder au calme et éventuellement de poser des questions si tout n’est pas assez clair (et donc de faire également évoluer ce livret !).
3. Petit déjeuner de bienvenue
Vous avez à cœur de faire passer la convivialité qui règne déjà dans votre entreprise à ce nouveau salarié. Pour l’accueillir, vous pouvez prévoir un petit déjeuner avec toute l’équipe, une petite présentation de l’entreprise et du pourquoi de cette embauche. Le nouveau salarié peut du coup également se présenter à tous ses collègues en même temps sur cet événement.
Cet événement est l’occasion de commencer à faire connaissance dans un autre contexte que la journée « classique » de travail et de créer des liens entre les salariés qui vont souvent se retrouver sur des activités extra-professionnelles.
4. La présentation interne et externe
Votre nouveau salarié est enfin là ! Sauf que vous n’avez pas eu le temps de le présenter à la totalité des équipes de votre entreprise, ni d’ailleurs à vos clients et prestataires avec qui il va avoir des contacts réguliers.
Pour ce salarié, les premières prises de contact risquent d’être délicates, il sera obligé systématiquement de dire qu’il est nouveau, qu’il reprend tels dossiers, qu’il est dans tel service en interne…
En présentant cette nouvelle recrue aux clients, vous faites d’une pierre deux coups : vous faites une place au salarié dans l’entreprise et vous rassurez le client, il continuera à avoir un interlocuteur bien identifié.
Pour ses collègues, et selon la forme que peut prendre cette présentation, ce sera l’occasion de situer le nouvel arrivant et de s’adresser à lui directement en cas de besoin, plutôt que de chercher dans l’annuaire de l’entreprise…
5. Parrainage – Tutorat
Les présentations sont faites, la prise de poste est opérationnelle jusqu’à un certain point. Comment accompagner au mieux ce nouveau salarié qui aura, très certainement, des moments plus difficiles lorsque le temps de l’euphorie de la prise de poste sera passée ?
En plus c’est la 3ème embauche que vous faîtes sur ce poste et vous aimeriez bien que ce coup-ci ce soit la bonne !
Quoi de mieux que d’avoir un guide ou une personne capable d’orienter votre nouvel embauché dans votre entreprise ?
Le tutorat permet à un salarié en poste d’accueillir et de former un nouveau collègue. Le tuteur devra être volontaire car cela s’ajoute en général à sa charge de travail. Il est un passeur de compétences et vous êtes gagnant sur les 2 tableaux : le nouveau se sentira en sécurité et pensera sérieusement à rester dans votre entreprise, le tuteur se sentira valorisé dans ses compétences et estimé vis-à-vis de son comportement.
Le parrainage est un peu différent : il ne passera pas de compétences en direct mais permettra au nouveau salarié d’avoir une personne ressource à contacter en cas d’interrogation ou de problème. Le parrain (la marraine) permettra au nouveau salarié de se familiariser avec les us et coutumes de l’entreprise, avec ses process et méthodes de travail.
Bref
L’accueil des nouveaux salariés donne le ton de votre entreprise. Il permet d’être attractif et de fidéliser tous les salariés, de créer un sentiment d’appartenance.
De plus, sur un plan purement financier, il vous amène des économies en temps de formation, temps d’opérationnalité et l’optimisation plus rapide de la performance (autant de votre équipe que du nouvel arrivant).
Il n’y a donc que des bénéfices à y réfléchir et pratiquer !
N’hésitez pas à me contacter si vous souhaitez être accompagné sur ce sujet.
