En intro
Qu’il s’agisse du secteur privé ou du secteur public, la GPEEC recouvre des thématiques identiques. Sous ce terme barbare, se retrouvent pèle mêle de la gestion de carrière, de la gestion des effectifs à moyen et long terme et de la réflexion stratégique sur les compétences dont les dirigeants auront besoin demain dans leur entreprise ou leur collectivité.
Le sujet est donc vaste et très souvent, les dirigeants ne voient plus très bien à quoi cela se rapporte et surtout quels seront les bénéfices de travailler sur ces thématiques.
Plusieurs outils existants peuvent servir de point de départ à ces réflexions mais l’objectif principal est d’adapter et/ou d’accueillir les compétences des salariés ou des agents nécessaires à la réalisation des projets de leur employeur.
Voici les étapes pour mettre en place une GPEEC efficace.
Définir les enjeux
Avant de définir comment organiser les compétences et de quelles compétences l’entreprise ou la collectivité ont besoin, il est primordial de travailler sur les orientations stratégiques de ces structures.
Pour une entreprise, il s’agira de travailler sur son positionnement vis-à-vis du marché et des projets en cours de développement. Quelles seront les orientations à moyen et long terme, à 2 et à 5 ans, en fonction des dernières évolutions technologiques et règlementaires.
Pour une collectivité, les projets politiques proposés lors des campagnes électorales constituent la base des actions prévues sur 6 ans. Le positionnement sera donc travaillé en fonction de ces projets et des contraintes légales.
Ces perspectives doivent également prendre en compte la situation financière de la structure (budget contraint ou non).
Cette étude pourra considérer et faire émerger d’autres enjeux stratégiques comme l’amélioration du suivi des effectifs et la responsabilité sociétale de l’entreprise ou de la collectivité (place du développement durable dans la gestion interne à moyen long termes).
Une fois ces éléments répertoriés, il est primordial de pouvoir mesurer le chemin à parcourir pour réaliser les objectifs fixés grâce à un diagnostic RH au moment de la définition des orientations stratégiques.
Prendre un instantané de la situation
Faire un instantané de la situation en termes de compétences de l’entreprise ou de la collectivité est une nécessité de la GPEEC.
Plusieurs outils, déjà existants et parfois sous-utilisés, peuvent permettre d’établir rapidement ce diagnostic. C’est notamment le cas des entretiens annuels et/ou professionnels qui permettent d’évaluer les compétences d’un salarié ou d’un agent, de prévoir sa progression et de faire le point sur sa carrière.
Il est également possible, grâce à l’organigramme, d’avoir une vision d’ensemble des services et de leur structuration ou pas. C’est un outil important d’aide à la décision sur la stratégie RH à développer.
Les fiches de poste, liées à l’organigramme, permettent de connaître le rôle et les objectifs assignés à chacun. Elles sont la base du développement des compétences des salariés.
La cartographie des compétences est par contre un outil moins connu et tout aussi important, non seulement pour répertorier les compétences « connues » mais également pour découvrir que certains salariés ou agents ont des compétences qui ne sont pas mobilisées dans la structure.
Un fois ces outils réellement exploités, il s’agira de répertorier les besoins issus des travaux sur la stratégie de développement ou sur la réalisation des projets et de les mettre en perspective avec les compétences existantes.
Décrypter les besoins et l’analyse des écarts
Cette partie de la GPEEC est exclusivement une question d’analyse, que ce soit des besoins ou des orientations stratégiques.
Il est possible pour ces analyses, encore une fois, de s’appuyer sur des outils comme la pyramide des âges ou un référentiel métiers et compétences.
Le 1er outil est bien connu dans les services RH et par les dirigeants. Cela leur permet de dire à quel moment il y aura notamment des départs à la retraite. La pyramide des âges peut permettre une analyse plus poussée. Elle peut permettre de vérifier l’échelonnement des âges sur plusieurs années, l’arrivée massive de nouveaux embauchés ou pas et poser des questions d’intégration par exemple.
Elle sera également un outil utile concernant l’égalité femmes/hommes sur la répartition dans les différents services.
Le référentiel métiers et compétences est un outil plus élaboré. Il permet de mesurer plus efficacement les ressources et les écarts par rapport à des fonctions données. Il répertorie non seulement les compétences techniques mais également les savoir être et le niveau de maîtrise des compétences attendu.
Cette étape est capitale pour avoir une GPEEC efficace et efficiente. C’est grâce à l’analyse de ces données que des actions pourront être mises en place, ajustées et suivies dans le temps.
Bâtir le plan d’actions
Plusieurs actions peuvent être mises en place suite à ces analyses. Les 1ères pourront être l’amélioration des outils existants, de leur utilisation et de leur suivi. Par exemple, refondre les entretiens annuels et professionnels pour avoir une meilleure adaptation à la stratégie de développement de l’entreprise ou de la collectivité.
Concernant les compétences identifiées manquantes, il peut y avoir plusieurs façons d’y répondre selon les souhaits des dirigeants : favoriser la mobilité interne et donc développer les propositions de formations, proposer du mentorat sur certaines compétences ou préférer des recrutements externes sur certains postes et accompagner sur la validation des acquis de l’expérience.
Donc…
La gestion prévisionnelle est à géométrie variable et peut s’adapter à quasiment toutes les structures. C’est une démarche en constante évolution qui nécessite d’être revue et réactualisée en permanence, tout en gardant à l’esprit le positionnement stratégique ou la réalisation des projets de l’entreprise ou de la collectivité.
Sa capacité d’adaptation permet de commencer par des actions simples, qui peuvent sembler marginales, et de monter en puissance tout au long du suivi de la démarche. Celle-ci apparait de plus en plus indispensable comme une feuille de route qui resterait toutefois évolutive.
N’hésitez pas à me poser vos questions ou à me contacter sur ces sujets.
Lire mes autres articles :
